Session 1 · Produktvision

Quovum als Plattform für Sitzungen, Beschlüsse, Protokolle und Dokumente

Quovum verbindet Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Archivierung in einem durchgängigen Workflow. Ziel ist eine Plattform, die für kleine Vereine sofort nutzbar ist und gleichzeitig die Anforderungen komplexer Gremien, Kommunen und Verbände zuverlässig trägt.

Zielgruppen

Vereine: Vorstände, Mitgliederversammlungen, Schriftführung und Arbeitsgruppen.
Kommunen: Gemeinderäte, Ausschüsse, Beiräte und Verwaltungsprozesse mit Gremienbezug.
Verbände: Dachorganisationen, Fachverbände und große Zusammenschlüsse mit vielen parallelen Gremien.
Hybride Organisationen: Alle, die mehrere Rollen, Dokumenttypen und Freigabeschritte sauber zusammenführen müssen.

Hauptanwendungsfälle

Sitzungen vorbereiten und Teilnehmende, Rollen sowie Dokumente organisieren.
Sitzungen live moderieren, Redelisten und Abstimmungen steuern.
Beschlüsse und Protokolle nachvollziehbar erfassen und freigeben.
Dokumente versionieren, freigeben und langfristig archivieren.
Wiederkehrende Vorlagen, Vorlagen-Bibliotheken und eine schnelle Suche für alltägliche Arbeit nutzen.

Produktvision

Quovum macht aus einer Sitzung einen digitalen End-to-End-Prozess. Die Plattform unterstützt nicht nur den Moment der Abstimmung, sondern auch die Arbeit davor und danach: Vorbereitung, Moderation, Protokoll, Freigabe, Archiv und Wiederverwendung. Quovum soll so einfach sein, dass kleine Organisationen sofort starten können, und so robust, dass auch komplexe Gremien professionell damit arbeiten können.

Zielbild

Quovum ist die gemeinsame Arbeitsplattform für Organisationen, die Entscheidungen transparent, sicher und wiederauffindbar treffen müssen. Für Vereine reduziert es Aufwand im Alltag, für Kommunen schafft es Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit, und für Verbände verbindet es viele Beteiligte in einer skalierbaren Struktur mit klaren Rechten, Vorlagen und Dokumentenprozessen.

Leitprinzipien

Funktionalität soll den Sitzungs- und Dokumentenfluss messbar verbessern.
UX soll klar, schnell und ohne unnötige Kontextwechsel bleiben.
Sicherheit ist Grundannahme, nicht Add-on.
Rollen müssen klar und auditierbar sein, damit Verantwortlichkeiten immer nachvollziehbar bleiben.
Skalierung muss mehrere Instanzen, Gremien und Sitzungen parallel tragen.

Spätere Entscheidungen

Wie strikt Freigaben, Signaturen und Revisionssicherheit umgesetzt werden.
Wie weit White-Labeling und Mandantenfähigkeit ausgebaut werden.
Welche Integrationen mit Kalendern, DMS, Videokonferenzen und Fachverfahren priorisiert werden.
Wie weit Automatisierung und KI-Unterstützung gehen sollen.

Prioritäten

Must-have

Sitzung anlegen und starten, Redeliste und Abstimmungen steuern, Live-Protokoll speichern, Dokumente verwalten, Rollen und Zugänge sicher abbilden, plus ein geführtes Onboarding für neue Teams.

Should-have

Freigaben und Signaturen, Vorlagen, Ordner und Suche, Archivierung, Exportformate, White-Label-Optionen und bessere Zusammenarbeit zwischen den Rollen.

Future

Workflows über die Sitzung hinaus, externe Integrationen, Analyse und Compliance, KI-Assistenz sowie erweiterte Großkunden- und Verwaltungsfunktionen.

Produktschwerpunkte

Ein Onboarding, das neue Teams schneller zu ihrem ersten nutzbaren Workflow führt.
Protokoll- und Dokumentenfunktionen mit klaren Versionen, Freigaben und Archivierung.
Mehr Sicherheit durch nachvollziehbare Rollen, Berechtigungen und Audit-Trails.

Zielgruppen-Fit

Vereine brauchen einfache Einstiege und schnelle Vorlagen.
Kommunen brauchen belastbare Protokolle, Rollen und Nachvollziehbarkeit.
Verbände brauchen Skalierung, Standards und wiederverwendbare Dokumentenprozesse.